Datenschutz

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Dein Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend DSGVO) informieren wir Dich hiermit über die Verarbeitung Deiner im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Deine diesbezüglichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Du in vollem Umfang über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses informiert bist, nehme bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.

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Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechtes

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer einschlägiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
audibene GmbH
Schönhauser Allee 53
10437 Berlin

Tel.: 030 364 283 680
E-Mail: info@audibene.de
Webseite: www.audibene.de

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Für alle Fragen den Datenschutz von audibene betreffend, wenden Sie sich bitte jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter: datenschutz@audibene.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie auch postalisch unter der oben angegebenen Adresse. Adressieren Sie Ihr schreiben bitte deutlich an den „Datenschutzbeauftragten“

1. Datenverarbeitung

Im Rahmen deiner Bewerbung verarbeiten wir personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Identifizierbar ist eine Person unter anderem anhand des Namens oder Alters (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Für weitere Begrifflichkeiten, insbesondere der “Verarbeitung”, verweisen wir auf Art. 4 DSGVO und § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1.1. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten gem. Art. 88 DSGVO in Verbindung mit (i.V.m.) § 26 Abs. 1 BDSG, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.

Erteilst Du uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Dir und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Dir erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Dir verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

1.2. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit deiner Bewerbung stehen. Dazu gehören insbesondere:

Allgemeine Daten zu Deiner Person (Name, Anschrift, Telefon, E-Mail Adresse etc.)
Angaben zu Deiner beruflichen Qualifikation und Schuldausbildung
Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie
Ggf. weitere Daten, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung übermittelst (z.B. Foto auf deinem Lebenslauf)

1.3. Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Deiner Bewerbung von Dir postalisch oder per E-Mail erhalten oder die Du uns über externe Plattformen übermittelst.

1.4. Empfänger*innen der Daten

Wir geben Deine personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Dazu gehört unsere Personalabteilung, die sich um den Bewerbungsprozess kümmert sowie deine eventuellen späteren internen Vorgesetzen des jeweiligen Teams.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Deine Einwilligung vorliegt.

1.5. Dauer der gespeicherten Daten

Wir speichern Deine personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Deine Bewerbung erforderlich ist im Sinne von Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Bei einer Absageentscheidung werden Deine personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen maximal sechs Monate nach Bekanntgabe gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Dies ist zum Beispiel der Fall, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreites erforderlich ist. Für den Fall, dass Du einer längeren Speicherung Deiner personenbezogenen Daten zugestimmt hast, speichern wir diese nach Maßgabe Deiner Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungsverhältnis werden Deine Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Gegebenenfalls erhältst Du im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Dich auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung von Dir vor, werden wir Deine Bewerbungsdaten nach Maßgabe Deiner Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Talentpool speichern.

2. Greenhouse

Zur Verarbeitung Deiner Daten und mithin zum Zweck der Mitarbeiter*innenakquise benutzen wir den Dienst der Greenhouse Software Inc., 110 Fifth Avenue, New York, NY, 10011 USA (nachfolgend „Greenhouse“).

Greenhouse dient uns zur Organisation des Recruitingprozesses. Wir speichern dort alle relevanten Dokumente wie Bewerbungsunterlagen oder Persönlichkeitstest.

Die Verarbeitung ist für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zwischen potentiellen Bewerber*innen und audibene erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Mit Greenhouse wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen. Der Vertrag stellt sicher, dass die Daten durch Greenhouse nur zu den Zwecken verarbeitet werden, für die wir die Daten erhoben haben. Zudem verpflichtet sich Greenhouse ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Dabei werden folgende Daten von Greenhouse verarbeitet:

Identifikationsdaten (z.B. Name, Adresse, E-Mail Adresse, Notfallkontaktinformationen)
Elektronische Identifikationsdaten (z.B. Login-Daten)
Informationen über Stellenbewerber (z.B. Name, E-Mail, Postanschrift, Ausbildung, Beschäftigungsgeschichte, Lebenslauf, Hobbys und andere Informationen zur Berufserfahrung)
Bewerbungsfoto falls eingereicht
Alle anderen personenbezogenen Daten, die über die Dienste hochgeladen oder übertragen werden

Die Daten werden in Greenhouse nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck der Bewerbung bei uns erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Nach 6 Monaten werden alle Bewerber*innendaten in Greenhouse gelöscht. Ausnahmen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ergeben (siehe unter Punkt “1.5. Dauer der gespeicherten Daten“).

Weitere Informationen findest Du in der Datenschutzbestimmung von Greenhouse unter: https://www.greenhouse.io/de/privacy-policy, indem du das Datenschutzteam von Greenhouse direkt kontaktierst unter: privacy@greenhouse.io.

3. Domo

Wir benutzen den Dienst der Domo Inc., 772 East Utah Valley Drive, American Fork, Utah 84003 (nachfolgend „Domo“) um anstehende Jobinterviews zu planen und eine Übersicht über den jeweiligen Recruitingprozess zu erhalten. Dabei werden ausschließlich der Vor- und Nachname von uns in Domo verarbeitet.

Die Verarbeitung ist für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zwischen potentiellen Bewerbern und Bewerberinnen und audibene erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG.

Die Daten werden in Domo nicht länger aufbewahrt, als es für den Zweck der Bewerbung bei uns erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Nach 6 Monaten werden alle Bewerber- und Bewerberinnendaten in Domo gelöscht. Ausnahmen können sich aus gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ergeben (siehe unter Punkt “1.5. Dauer der gespeicherten Daten“).

Zur Sicherstellung des Datenschutzes haben wir Domo in einem Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO dazu verpflichtet, die Daten zu schützen und ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung festgehaltenen Zwecken zu verarbeiten.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Domo unter: https://www.domo.com/company/privacy-policy.

4. Deine Rechte

Bei der Verarbeitung Deiner Daten hast Du folgende Rechte:

Recht auf unentgeltliche Auskunft nach Art. 15 DSGVO ob und welche Euch betreffenden Daten von audibene verarbeitet wurden. Davon umfasst ist das Recht die Personalakte einsehen zu können,
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung deiner Daten, einschließlich des „Rechts auf Vergessenwerden“ nach den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO, soweit dem keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung, soweit die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen,
Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die Voraussetzungen des Art. 20 Abs. 1 DSGVO vorliegen,
Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO

Hast Du in die Verarbeitung deiner Daten eingewilligt, bist Du nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Wende Dich dazu bitte an datenschutz@audibene.de.

Solltest du annehmen, dass eine Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der DSGVO verstößt, hast Du nach Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Bei Fragen oder Beschwerden empfehlen wir, Dich zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@audibene.de) zu wenden, damit das Problem oder die Frage schnell gelöst werden kann.

Wenn Du deine oben aufgeführten Rechte geltend machen möchtest, wende Dich bitte an unserer Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@audibene.de oder postalisch an die oben genannte Adresse, ausdrücklich adressiert an den „Datenschutzbeauftragten“. Damit wir sicherstellen können, dass es sich bei der Person auch wirklich um Dich handelt, möchten wir bitten, Dich auszuweisen (z.B. durch eine Kopie deines Personalausweises oder Führerscheins). Wir speichern diese Daten nicht und löschen sie direkt, sobald der Zweck der Identifizierung erreicht wurde.

5. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Du bist nicht verpflichtet, Angaben zu Deinen personenbezogenen Daten zu machen.

Bitte beachte jedoch, dass einzelne personenbezogene Daten für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns wesentlich sein können. Soweit Du uns keine personenbezogenen Daten bereitstellst, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen Deiner Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Du kannst Dich hierfür an unserer jeweiligen Stellenausschreibung orientieren.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Da die Entscheidung über Deine Bewerbung nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Sowohl interne als auch externe Prüfungen sichern die Einhaltung aller datenschutzrelevanten Prozesse bei audibene.

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die regelmäßige Prüfung des Zugriffs und der Weitergabe personenbezogener Daten. Zudem kontrollieren wir stets den Gebäudezutritt und Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme.

Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie alle an der Datenverarbeitung beteiligten Personen sind zur Einhaltung datenschutzrelevanter Gesetze und den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind entsprechend geschult.

8. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Wir bitten Dich, Dich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.

Stand: Februar 2022